دائرة ضبط الجودة
 

 مفهوم ضبط الجودة:

تعرف الجودة بأنها :
تلبية حاجات المستهلك ( الزبون ) أو مناسبة الشيء للهدف الذي وضع لأجله وضمن هذا التعريف يجب الأخذ بعين الاعتبار الآتي :
1- جودة التصميم ( تصميم نظام ضبط الجودة ) الذي يصف كيفية تصميم منتج أو سلعة تلبي حاجات المستهلكين ، ويؤخذ بعين الاعتبار عند القيام بالتصميم الأمور الآتية :
تطوير ما يتناسب مع الحاجات مثل ( الأفكار المقترحة ، والمواصفات ، والأساليب ، والمواد ، والإجراءات ، والأشخاص ، والتدريب …… الخ ).
التأكد من تلبية الحاجات المجتمعية وفقا للتصميم المقترح .
جودة التطبيق ( تطبيق نظام ضبط الجودة ) للتصميم السابق بحيث إن هذه السلعة أو الخدمة تطابق التصميم باستمرار .
وفي الأمرين السابقين كليهما يجب التأكد من أن الشيء الصحيح يطبق بالطريقة الصحيحة من المرة الأولى ، مما يستوجب وجود معايير يسعى الجميع لتحقيقها مع ملاحظة أن المعيار المثالي ليس بالضرورة هو الأنسب ، والاهم أن نسعى لمناسبة المعيار للهدف .
وعندما يكون المنتج أو الخدمة جديدة ، يحتاج التصميم إلى التعديل بعد اختبار وتقييم المنتج أو الخدمة.

ضبط الجودة في المؤسسات التدريبية الخاصة : ونعني بها مدى مطابقة مخرجات التدريب للأهداف والمعايير الموضوعة .

اختصاصات الدائرة:

1. التأكد من كفاءة التنظيم الإداري بالمعاهد والمراكز الخاصة لضمان جودة تطبيق البرامج.
2. التأكد من كفاءة الموارد البشرية والموارد المادية بالمعاهد والمراكز الخاصة.
3. التأكد والتحقق من أساليب تقييم أنشطة المتدربين في المعاهد أو المراكز وفقاً للأنظمة والإجراءات الموضوعة لضبط الجودة.
4. إعداد وكتابة تقارير دورية عن حسن سير عملية التدريب بالمعاهد والمراكز التدريبية الخاصة وفقاً للوائح المعتمدة والتأكد من جديتها في الالتزام بالمعايير والشروط الموضوعة لضبط جودة التدريب.
5. وضع خطط عمل تطويرية للمعاهد والمراكز الخاصة ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع الدوائر الأخرى بالوزارة والجهات المعنية.
6. إعداد قاعدة بيانات ومعلومات دقيقة حول المعاهد والمراكز الخاصة ونتائج عمليات التدريبية.
7. المساهمة في تقديم الاستشارات الفنية للمعاهد.

أهمية نظام ضبط الجودة :

• الوصول بالمتدرب أو نتائج التدريب إلى مستوى متميز وتقليل احتمالية الخطأ (ضعف المستوى).
• تمييز مؤسسة تدريبية بسمعة ومستوى عال من الاداء.
• التأكد من أن نظام التوثيق يمكّن مراقبته والتحقق منه ، بحيث يمكن المؤسسة من التطور
• استمرارية التقويم للخدمة (التدريب) مما يمكن من تطوير النظام ضمن المستوى المطلوب
• تفعيل نظام العمل في المؤسسة بما يخدم تحسين خدمات منتجات المؤسسة (المخرجات التدريبية).

من متطلبات نظام ضبط الجودة في التقويم :
 تطوير الجودة :

إن متطلبات الأنظمة التدريبية لا تبقى ثابتة ، فأصحاب الأعمال والشركات تسعى دائما إلى التطوير. والتدريب عمل له متطلباته ويتغير باستمرار ، وهناك قول بأن القدرة على تلبية حاجات الزبائن المتغيرة (أصحاب الأعمال) .
من المفضل استخدام مبادئ تطوير الجودة المستمرة في كل يوم عمل . ويمكن تحقيق ذلك عن طريق تطبيق الآتي :

العمليات التي تدعم نظام ضبط الجودة

أولا : التقويم الذاتي : Selfassessment

يتطلب التقويم الذاتي من المؤسسة التدريبية أن تقوم بفحص عملها بصورة دوريه ، وتصدر حكمها على أدائها بالمقارنة مع المعايير المتفق عليها ويكون ذلك بتطبيق الآتي :

• جمع الأدلة .
• كتابة التقارير عن مدى تحقق المعايير الموضوعة .
• تحليل مواطن القوة ووضع خطط لانتشار الممارسات الجيدة .
• تحليل مواطن الضعف ، ووضع خطط علاجية لتلافيها .

ثانيا : التدقيق : Verification

إن التدقيق على المؤسسة التدريبية يكون باستخدام عدد من المصادر مثل :
• تقرير التقويم الذاتي .
• ملف المتدرب .
• ملف المدرب .
• سجلات المدرب التقييمية.
• سجل ضبط الجودة .

للمدقق إضافة أية مصادر أخرى غير المذكورة أعلاه .

ثالثا : التخطيط التطويري : Developmental Planing

التخطيط التطويري هو طريقة نظامية لتطوير الجهة التدريبية، وهي تعنى بوضع أولويات لتطوير الأداء. وهنا تظهر فرصة جيدة ليستخدم فريق ضبط الجودة المعلومات للتأثير على عملية التخطيط التطويري.

رابعا : حل المشكلات : Problem Solving

وهذا يتطلب الآتي :
• تعريف المشكلة تعريفا واضحا .
• جمع المعلومات الكافية حول المشكلة .
• تحليل المعلومات الواردة بحيث يظهر السبب الرئيس للمشكلة .
• تصحيح الخلل ليتناسب الحل المقترح مع معايير النجاح .
• التصحيح بما يتناسب مع المتطلبات الحالية .
• اتخاذ إجراءات احتياطية للتأكد من عدم حدوث المشكلة مرة أخرى .

خامسا : التقارير والوثائق : Reports & Documents

يتم الاحتفاظ بها لتوثيق جميع المعلومات المتعلقة بضبط الجودة في التقييم، وتعتبر التقارير المكتوبة إحدى أنواع الاتصال الهامة في نظام ضبط الجودة ، وهي تخدم العملية برمتها كما تخدم المعنيين جميعهم بهذا العمل .
الشروط اللازم توفرها في سجلات ضبط الجودة :
1. الحفظ في مكان آمن .
2. تبويب السجلات بحيث يتم الحصول عليها عند الحاجة .
3. المرونة في سعة السجل .
4. تحديد مدة الاحتفاظ بالسجل .
5. وضوح اللغة والخط للتقارير المتضمنة في السجل .
6. السيطرة على الوثيقة وتطويرها باستمرار .

من الأهمية بمكان في هذا السياق أن يتوافر لدى المدرب ملف يخص إجراءات وأدوات التقييم التي قام بها ، وكذلك مخطط بسيط للتحليل الإحصائي لنتائج المتدربين.

سادسا : المتابعة :Follow up

إن أي نظام جودة بحاجة للمتابعة ولذلك فنحن بحاجة إلى :
- نظام لجمع وتحليل المعلومات .
- قبول المداخلات من جميع المعنيين فيما يتعلق بنظام المتابعة .
- التوصية باتخاذ قرار .

سابعا : المقايسة : Bench marking

هو نظام خارجي يهدف إلى مراقبة الأنشطة أو العمليات الداخلية بهدف تحقيق تطور مستمر ، ويكون هذا بإيجاد التزام لتطوير الأداء ، ويمكن استخدامه داخليا لتطوير العمليات الإجرائية ، أما عندما يستخدما خارجيا ، فيكون الهدف المقارنة مع مؤسسة تعمل بصورة دقيقة وفاعلة ، وتتميز منتجاتها وخدماتها بالجودة العالية ، ولهذا كانت هذه العملية مكونا حيويا لأي برنامج جودة. وهنا يمكن الإستعانه بجهات أو منظمات دوليه للتقييم للحصول على شهادة معترف بها في الجودة.

ثامنا : تقويم البرنامج Feedback

هي عملية في غاية الأهمية لمعرفة التغذية الراجعة ، ويمكن استنتاجها من المتابعة الحقيقية ، وتقييم الذات ، واستفتاء الأشخاص المعنيين للتأكد من أن الإفادة التي تم التخطيط لها تحققت ، وقد يكون هذا من خلال الإجابة على الأسئلة الآتية :
- هل ساعدت الإجراءات في حل المشكلات ؟
- هل تم استخدام المعلومات بطريقة مناسبة ؟
- هل حدث تعلم جديد ؟
- ما الإجراء التصحيحي الذي تم اتخاذه ؟

تاسعا : الخطة الزمنية

1. من خلال تطبيق نظام ضبط الجودة فإن هناك أسئلة هامة يجب طرحها هي :
2. ماذا سيحقق ؟ ما هي المدة الزمنية ؟ ما هي الكلفة ؟
3. ما الأمور الهامة في تطبيق البرامج وهل هي بحاجة إلى تصحيح ومتى يتم ؟
4. ما الأمور التي تحتاج لمتابعة ؟ ومتى ؟

عناصر ضبط جودة التدريب

(1) جودة الإدارة
(2) تطوير الموارد البشرية
(3) المباني والتجهيزات
(4) برامج الإرشاد والتوجيه
(5) البرامج التدريبية والمناهج
(6) الاختبارات والتقييم.

تتبع دائرة ضبط جودة التدريب ستة معايير أساسية لضبط جودة التدريب في المؤسسات التدريبية الخاصة وهذه المعايير متعارف عليه في معظم دول العالم. وتقوم الدائرة من خلال هذه المعايير بتصنيف هذه المؤسسات إلى أربع فئات.